Análisis de la nueva herramienta de Dropbox: Dropbox Paper

Hace unas semanas llegó a mi correo un mensaje de Dropbox en el que me anunciaban que habían creado una nueva plataforma denominada Dropbox Paper. Si bien es cierto que de primeras no tuve demasiado tiempo para investigar, llevo unos días en ello y la verdad es que es una herramienta que creo que merece un post, ya que os puede ser útil para vuestros trabajos académicos (TFGs, TFMs, tesis, papers, proyectos colaborativos...). Por ello, en el post de hoy os quiero ofrecer un breve análisis sobre su utilidad, sus funciones y algunas formas por las que le podríais sacar partido. Vamos allá:

¿Qué es? 

Como decíamos, Dropbox paper es una herramienta de Dropbox para el trabajo de edición de documentos online, de forma que podamos escribir, hacer sugerencias, comentar, borrar, editar... documentos en formato .doc, .docx (entre otros) desde distintos dispositivos (por ejemplo, el ordenador de casa y el ordenador del despacho; o desde el ordenador y desde nuestra tablet o smartphone; o bien entre nuestro ordenador y el de nuestros compañeros, director de tesis, o quien quieras). 

Además, a nuestros documentos le podemos añadir todo tipo de elementos: desde imágenes a emojis, pasando por hipervínculos, entre otros como vídeos de Youtube o Vimeo o código de programación.

¿Para qué sirve?

Como siempre digo, la utilidad tendrás que encontrársela tú en función de tus necesidades y tu situación en particular (no es lo mismo una persona que lo use para su TFM que el que lo use para hacer escribir un artículo científico), además de que tengo muy poca imaginación para pensar en usos creativos. Pero básicamente, para lo que yo lo utilizaría es para:

-Escribir borradores y artículos científicos con mis compañeros de investigación (y revisarlos conjuntamente después).

-Hacer listados y brainstormings colaborativos.

-Preparar ponencias para congresos científicos con mi grupo de investigación.

-Preparar clases y documentos de docencia con los compañeros de asignatura o departamento.

Pros

-La posibilidad de nombrar o citar a alguien para que esa persona vea una notificación (si tiene que revisar un documento o una sección, o si tienes dudas que consultarle, por ejemplo). Esto es muy útil sobretodo si el documento está compartido con bastantes personas y necesitas que una en concreto revise aquello que quieres.

-En relación al punto anterior, ademas de mencionar a alguien, también puedes otorgar tareas. Esta funcionalidad, muy similar a la de Trello, es todo un acierto. 

-Si anteriormente ya usabas Dropbox, puedes añadir todos los documentos que ya tenías en un momento y sincronizarlos. 

-Si tienes una cuenta premium o has conseguido más almacenamiento del que viene por defecto, te será más útil que el binomio Google Drive - Google Docs; sus competidores directos de Google.

Contras

-Como todo lo que depende de la nube, Dropbox Paper necesita conexión a internet para actualizarse (tanto lo que tu escribas o edites para que lo vean otros; como lo que otros escriban y editen para que lo veas tú). 

-Dropbox Paper no deja de ser una herramienta de Dropbox, una empresa privada; y a riesgo de que me llaméis paranoico, esto supone que tus documentos están expuestos a servidores que pertenecen a un dueño que no conocemos. Esto es especialmente importante si trabajas con datos sensibles en tus investigaciones.

-Por lo mismo que comentamos de los datos sensibles que no sabes dónde se guardan, el hackeo, la pérdida accidental de datos o dejar tu sesión de Dropbox Paper abierta en un dispositivo puede dar pie a que esos datos sensibles queden al descubierto.

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 Photo Credit: Kirill Ignatyev